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  • helen Abalo

Que viva el rey: Excel


La verdad es que hay que aplaudir a Microsoft con esta herramienta de Trabajo. Esta salió en 1985 al mercado, y desde entonces yo creo que no ha decrecido su uso; una de cada siete personas en el mundo usa Excel.

No voy a hablar aquí de sus características pues son diversas y cuando salió al mercado, fue un gran avance para manejar estadísticas, cálculos y demás operaciones.

Yo desde hace mucho en mi campo de tecnología trabajo automatizaciones; mi último artículo hablaba de que significa automatizar en TI y deje de lado el tema Excel. Pues este requiere de su propio artículo.

Si bien cuando automatizamos en Tecnología, cubre muchos temas cotidianos que surgen en esta área; muchas cosas son automatizadas con EXCEL. Hasta para hacer un pro y contra sí debería casarme lo hago en Excel.

Desde hace muchos años que visito empresas para ofrecer soluciones de automatización, he visto los grandes gastos en tecnología para centralizar, descentralizar, volver a centralizar, tener réplicas de información, entre otros modismos, buenas practicas, algunas no tan buenas… y desde que trabajo RPA cuando visito las áreas administrativas y operativas veo que estas bajan la información a sus computadores. Es decir, que tener repositorios, big lakes, en cloud, en no cloud, por fuera de tecnología,

todo el mundo para hacer su trabajo baja la información… Vaya ahí se fue para el piso gobierno de datos, seguridad, respaldos. Cuando una persona se va hay perdida de información muy seguramente. Así que todo el gasto en buenas practicas ISO, Cobit, PCI etc … ehhh si perdidos mayormente. ¡Ah, pero el buenazo de Excel sigue vivito! En cada equipo haciendo de las suyas… este sirve de reporte, de base de datos, de cálculos, de gráficos, de envió de información, bueno toda la funcionalidad que le podamos dar, solo que no está centralizado en ningún lado y los datos están esparcidos en miles de computadores. ¡Si, lectores!

¡Y aquí vienen los robots... y bueno uno entusiasmado voy a hacer un robot a esta gran empresa… y empieza uno a escuchar el proceso empieza por un correo, por un Excel, por un Word… casi todos!!!! ¿Es así… procesos??? Repetitivos medibles, no hay... casi… con razón las áreas de apoyo, de misión, de lo que sea son manualitas ... haga el Excel puéblelo de datos y cargue a SAP, Oracle, Etc; ¡ahora, vaya a SAP, Oracle o algo exuberante y baje la información… hay veces la pobre gente se saca un ojo leyendo línea por línea para cuadrar inventarios por Dios ave María!!! Y no estoy hablando de una cigarrería. Bueno así que la mayoría de procesos que nos toca automatizar son datos en “exceles” para aquí y para allá. Y les doy un bono, el PDF, documentos seguros para que lleguen a destinos sin poder ser modificados; ¡bueno resulta ser que ahora todos nos piden ábranlos y saquen la información… entonces, por un lado, seguridad e integridad y por otro lado deme esa información de ahí…ABRALO! ¿Yo me pregunto Microsoft no será capaz de darle un motor de base de datos a Excel? ¿No será capaz de crearle unos robots que automaticen cuanta cosa los de las áreas operativas y administrativas quieran hacer con ellos? Desde el mismo Excel, sin salirse para otra herramienta. ¡Que potencial!!! ¡De Automatización, de datos y de seguridad y de procesos tienen! ¡Ah, pero el negocio no es ese!

Para las empresas grandes que han sufrido fusiones y otros cambios, tener un maestro de datos completo que abarque la organización es una tarea grande mas no imposible. A partir de ahí se pueden hacer mejores diseños de aplicaciones, evaluación de herramientas, pero es en realidad un gasto grande. El beneficio la vasta información que tiene y que seguirá creciendo a pasos grandes en cada área de la organización sin ser evaluados, tomados en consideración, y que representen un valor intangible hacia la toma de decisiones. Para las empresas pequeñas con sueños de crecer es HORA de organizar sus datos crecer no solo con políticas sino con datos organizados de manera que sus procesos, sus tableros de información, su transformación sea exitosa. Que viva el rey: Excel pero para lo que fue creado.

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